第一章 公文寫作基礎知識

　　公文的布局

　　公文的布局就是公文的結構，在對公文進行布局的時候要遵循一定的邏輯，要有規(guī)則、有次序地依據公文主題的需要和要求，對手中的材料進行加工，重新對其進行排列組合，以便使公文能成為一個有機的整體。公文的布局要求大致有四個，即嚴謹性、完整性、連貫性和勻稱性。

　�。�1）嚴謹性

　　嚴謹性是指公文的各個部分之間有著十分嚴密的邏輯關系，公文的前后內容既不能出現互不相干的現象，也不能出現相互矛盾的現象。公文的綱目一定要清晰，而且材料之間的關系一定是縝密又周嚴的。只有這樣，人們才能感受到公文的嚴謹性。

　　公文各部分之間會呈現出不同的關系，例如因果關系、主次關系、并列關系或者表里關系，不論彼此之間的關系是什么樣的，各部分都必須是相互彌補、相互協(xié)助的，而不能是相互矛盾的。

　　（2）完整性

　　公文的完整性主要體現在三個方面：

　　首先，公文要做到開頭部分、主體部分和結尾部分齊備，即“有頭有尾有中段”。而且文章的開頭要有交代，在結尾處要有相應的照應說明，文章的各部分不可無故殘缺。

　　其次，公文在撰寫的時候，各個部分都要相對飽滿，不僅要有頭、有尾，還要有起承轉合。這樣才能讓文章看起來不顯干癟空洞，否則，就會給人一種殘缺不全的感覺。

　　最后，公文的脈絡一定要通暢。如果有文氣不能串聯的地方，那么文章就會給人脫節(jié)斷氣的感覺，不僅影響文章的飽滿度，還會影響發(fā)文機關的閱讀。

　�。�3）連貫性

　　公文寫作的連貫性不僅體現在文章各部分之間，還體現在內容上保持連貫，語言形式上緊密銜接、合理過度。公文是由若干層次構成的，公文的開頭、主題和結尾就是公文的三大層次，而主體中通常不會只有一個層次，它通常是由既有區(qū)別又有聯系的幾個部分組成的。這些層次之間，不管是在內容上還是在文風上，都要有內在的聯系。而在語言形式上，不論是采用序號銜接，還是采用自然過渡的方式，也都要保證自然流暢。

　　（4）勻稱性

　　公文的勻稱性指文章在撰寫的時候要注意疏密相間、詳略得當、將主體文字置于中間分多層多段展開，并對其進行詳細論述，此謂之密筆。在進行公文寫作的時候最忌諱的就是將所有的中心內容都壓在一頭，這樣不僅文章看起來是一團亂麻，而且收文機關也很難讀懂公文想要傳達的內容。

　　在大致了解了公文布局的特點之后，我們還需要了解公文布局的方式。通常公文有以下五種布局方式。

　�。�1）并列式

　　并列式是指在公文一開頭的時候就開宗明義，在之后的正文中則使用若干并列的句子，有的句與句押韻，以詩歌或順口溜等形式表述出來，這種公文布局的方式常見于守則這樣的文種。

　�。�2）轉發(fā)轉述式

　　用批轉、轉發(fā)、轉述的方式，把上下級或平級的有關公文轉印給下級單位，通常在文首以“現將××轉發(fā)給你們，望遵照執(zhí)行”的形式以文載文。通常批轉性通知、轉發(fā)性通知、簡報等都是采取這種方式的。

　　（3）章、條、款分列式

　　這種形式是把全文分成幾章，章下再分條，條中有款，條目清晰，款項明了。通常章程、規(guī)定、規(guī)則、辦法、細則等法規(guī)性公文采用此方式者較多。

　�。�4）分列小標題式

　　全文分若干段，然后根據每段內容歸納出一個小標題。這種布局方式通常應用于指示性通知、調查報告、決定、簡報、通報等文種。

　�。�5）分塊式

　　全文分成幾大塊，然后每一塊都能獨立成章，塊中可有自然段，每塊前面正中可以加（一）、（二）、（三）等序號。通常調查報告、工作總結、會議記錄等文種會采用這種布局方式。

　　公文的格式和特點

　　一、公文的格式

　　公文的格式相對其他文體而言較為正式，且內容規(guī)范，并且有些還具有行政機關賦予的特定的效能和影響力。公文格式基本上可以分為三大部分，即版頭、主體和版記。版頭是公文首頁紅色分隔線以上的部分，主體就是公文首頁紅色分割線（不含）以下、公文末頁首條分割線（不含）以上的部分，公文末頁首條分割線以下、末條分隔線以上的部分被稱為版記。下面我們具體介紹一下公文版式各部分的內容。

　　1．版頭格式

　　版頭包括份號、密級、保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人等。

　　（1）份號

　　份號指公文印制份數的順序號。凡是涉密公文都應當標注份號，份號通常都是由6位3號阿拉伯數字組成，編號從“000001”開始，頂格排在版心左上方的第一行。

　�。�2）密級和保密期限

　　通常而言，密級和保密期限會標注在發(fā)文機關標志的左上方，頂格排在版心左上方第二行。同時根據《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）和國家《中華人民共和國保守國家秘密法》（以下簡稱《保密法》）的規(guī)定，密級可以劃分為絕密、機密和秘密三個級別，對于公文密級和解密時間，都需要按照國家的有關規(guī)定來進行確定。通常而言，保密公文都要標注保密期限，例如“絕密★3年”“保密★3年”“秘密★3個月”等，如果沒有特殊要求的話，通常會用3號黑體字進行標注。

　�。�3）緊急程度

　　緊急程度是指公文送達和辦理時間的限度。通常分為“特急”和“急件”兩種，一般用3號黑色字體標注，并頂格編排在版心左上方。如果一份公文需要同時標注份號、密級、保密期限和緊急程度的時候，那么要按照份號、密級、保密期限和緊急程度這樣的順序，在版心的左上方，自上而下進行排列。還有一些公文可以在標題中標注出緊急程度，例如《關于轉發(fā)魯安監(jiān)發(fā)〔2013〕52號文件進一步加強煙花爆竹安全監(jiān)管的緊急通知》。對于已經標明緊急程度的文件，標題中就不需要另行標注。根據《條例》規(guī)定，緊急電報的緊急程度可以分為“特提”“特急”“加急”和“平急”四種，在電文首頁稿頭中標注。

　　（4）發(fā)文機關標志

　　由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關的全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關的標志居中排列，通常使用小標宋體字，套紅，以醒目、美觀、莊重為原則，例如“北京市人民政府文件”。在此需要注意的是，聯合行文時需要標注聯署發(fā)文機關的名稱，主辦機關的名稱排在最前面。

　　（5）發(fā)文字號

　　發(fā)文字號簡稱文號，由機關代字、年份和發(fā)文順序號三者組成，而且年份、序號等都是用阿拉伯數碼進行標注。例如“湖北〔2011〕5號”，其中“湖北”是湖北省人民政府的機關代字，“〔2011〕”是年份，“5號”是序號。在發(fā)文字號中，年份不能簡寫，要標全稱，并用六角括號“〔〕”括入。此外，發(fā)文字號不編虛位，如“5號”不編為“05號”，也不加“第”字。發(fā)文字號通常都會排在發(fā)文機關標志下方，如果沒有發(fā)文機關的標志，那么就排在標題的右下方。為了能更加方便地識別，機關代字在選用上最好是選擇能直接體現本機關特征的代字，并且能固定使用。如果有幾個機關聯合行文，那么發(fā)文字號就要使用主辦機關的。發(fā)文字號的作用在于統(tǒng)計發(fā)文數量，同時也便于引用和查詢。

　　值得注意的是，上行文的發(fā)文字號要居左一字編排，與最后一個簽發(fā)人的姓名同處一行。

　�。�6）簽發(fā)人

　　簽發(fā)人指核準并簽發(fā)公文或會簽的發(fā)文機關負責人。簽發(fā)人的姓名通常標注在發(fā)文字號左側適當的位置。按照《公文處理辦法》的規(guī)定，上行文應當注明簽發(fā)人和會簽人姓名。其中，“請示”和“意見”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。在上行的公文中注明簽發(fā)人，是為了督促各級機關負責人認真地履行職責，對行文負全責，有利于提高公文質量。

　　2．主體格式

　　主體包括公文標題、主送機關、正文、附件、發(fā)文機關和成文日期、印章和附注等。

　�。�1）標題

　　標題是公文的眉目。完整的標題由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成，例如《中共中央、國務院關于抗震減災緊急指示》，“中共中央、國務院”是發(fā)文機關的名稱，“抗震減災”是公文的事由，“指示”是文種。

　　標題在某些情況下是可以省略的，通常標題省略的情況有三種：一是省略發(fā)文機關名稱，僅由事由與文種組成，如《關于罷免×××市委辦公室主任的決定》；二是省略事由，如《中華人民共和國國務院令》；三是省略發(fā)文機關名稱與事由，如果只有文種名稱，如《通告》，在這種情況下，通常就會將發(fā)文機關的名稱置于正文末尾落款處。

　　公文的標題在排布的時候應當居中，如有回行的情況，一定要做到詞意完整、排列對稱、長短適宜、間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。

　　（2）主送機關

　　主送機關即公文的主要受理機關。主送機關應頂格寫，并且使用機關的全稱或規(guī)范化簡稱或同類型機關統(tǒng)稱。應根據受理機關的職能權限與行文目的選準主送機關，這是公文發(fā)出后能否得到及時處理的關鍵。在上行文中，通常只寫一個主送機關，切記避免多頭主送，以免延誤公文處理的時機，同時也要注意，千萬不可越級主送。在下行文中，除了普發(fā)性公文（如省政府給“各市、縣人民政府、省直各單位”的文件）外，一般也只寫一個主送機關。有些公文，如公告、通告、紀要等，不需要寫主送機關。

　�。�3）正文

　　正文是公文的主體或核心內容，正文用來說明公文的內容和制文意圖。公文的首頁必須顯示正文內容。不同文種的正文在寫作上面會稍有不同，但是整體的結構都是相同的，都是由開頭、主體和結尾三部分構成。在公文的開頭，要簡明扼要地說明制文的根據、目的、原因或重要性。主體是內容事項，或提出解決問題的措施、意見、辦法，或請求指示與批準，或詢問或答復問題，或商洽和聯系工作，要求具體明確、層次分明。結尾主要表述發(fā)文機關對公文辦理的要求，其形式一般采用尾語慣用式、希望號召式等。

　�。�4）附件

　　附件是隨文附上的有關照片、圖表、統(tǒng)計數字以及文字依據材料、參考材料，對正文內容作補充、說明和印證。如果公文要使用附件，那么應當在正文下空一行，左起空兩字編排“附件”二字，后標注全角冒號和附件名稱。如有多個附件，應使用阿拉伯數字標注附件的順序號（如“附件：1.×××××”），附件名稱后不加標點符號。

　　附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。通�！案郊�”二字以及附件順序號使用3號黑體字頂格編排在版心左上方第一行。附件標題居中，編排在版心第三行。附件序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。

　�。�5）發(fā)文機關

　　發(fā)文機關指發(fā)文機關的署名，即落款，是公文的法定作者，應寫全稱或規(guī)范化簡稱。當幾個機關聯合發(fā)文時，主辦機關要排在前面；當以機關領導人的名義發(fā)文時，要同時冠以領導人的職務。

　�。�6）成文日期

　　成文日期指公文發(fā)文的年月日，通常就是公文的生效期。成文日期是公文生效和查考的重要依據，它通常位于發(fā)文機關名稱的右下方，年月日的填寫必須是完整的，不可簡寫。成文日期主要是以負責人簽發(fā)日期為準。如果是聯合行文，那么就要以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期為準；如果是電報，那么就以發(fā)出日期為準；如果是會議通過的公文，那么就以會議通過的時間為準。

　　同時，要注意的是日期的編寫，當用阿拉伯數字對日期進行標注時，應當標注年月日的全稱，在編寫的時候不可以編虛位。

　�。�7）印章

　　通常印章是加蓋在公文成文時間的上方，印章主要是起證實公文合法效力和信用的作用，是對公文生效負責的憑證。加蓋印章，要用紅色，要求上不壓正文，下“騎年蓋月”。根據《條例》的規(guī)定：“公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機構相符。有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報，可以不加蓋印章。”印章一定要與正文同處一頁，即不得在沒有正文的空白頁內蓋印章，不得采取“此頁無正文”的標志。

　�。�8）附注

　　附注指需要附加說明的其他事項。附注內容，有的是需要加以解釋的名詞術語；有的是確定公文發(fā)送范圍和閱讀傳達對象，例如“此件發(fā)至省軍級”；有的則注明使用方法，例如“此件可自行翻印”。

　　附注都是居左空兩個字加圓括號編排在成文日期的下一行。

　　3．版記格式

　　版記格式包括抄送機關、印發(fā)機關、印發(fā)日期、印制份數、頁碼等。

　�。�1）抄送機關

　　抄送機關是除主送機關外其他需要執(zhí)行或知曉公文內容的機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。抄送機關不宜過多過濫，同時也要注意不要漏報漏送。

　�。�2）印發(fā)機關和印發(fā)日期

　　一般編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數字將年月日標全，月、日不加虛位，后加“印發(fā)”二字。

　�。�3）頁碼

　　通常編排在公文版心下邊緣之下，數字的左右兩方各有一條一字線；單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。

　　除此之外，我們再來了解一下公文的用紙規(guī)格及印裝要求。

　�。�1）用紙規(guī)格

　　公文用紙幅面規(guī)格，一般采用國際標準的A4型（長297mm，寬210mm）。不過對于需要張貼的公文，例如通告、通知等，其用紙大小則需要根據實際情況來定。

　�。�2）印裝要求

　　公文排印，文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以用漢字和通用的少數民族文字（按其書寫習慣進行排版）。公文一律左側裝訂。

　　二、公文格式的特點

　　1．公文格式的美觀和莊重性

　　格式的美觀和莊重性是公文格式的一大特性，它是反映不同層級、不同用途的公文經約定俗成后形成的不同的表述形式。

　　公文格式的美觀和莊重性主要體現在三個方面：第一，公文要素的設置和在公文中的排列位置要體現出美觀和莊重性；第二，公文傳遞所采用的介質紙的質量和印刷質量、裝訂質量的好壞，都會影響公文的美觀與莊重性；第三，公文撰寫人員在撰寫公文過程中以及辦公人員在辦公過程中的態(tài)度，也會影響公文的美觀與莊重性。

　　2．公文格式的層次性

　　在現代社會中，不論哪個國家都會使用公文這種簡便快捷的方式進行國家管理。但是每個國家的內部又會分出很多政府部門來進行管理。這樣就會形成由國家內部公文構成的國家公文體系，它時刻反映著國家機構的狀況。每個內部機關的公文都會成為國家公文的一個子系統(tǒng)，所有的公文子系統(tǒng)匯總到一起就構成了國家行政機關公文體系。這一構成情況就反映出了公文格式的層次性。

　　3．公文格式的規(guī)范化

　　公文的作用決定了公文寫作是一項普遍性和基礎性的工作，因此公文的作用和能力不能削弱，只能不斷地改革和加強。這樣一來，公文格式的規(guī)范化和處理工作的制度化就提到議事日程上來了。

　　所謂規(guī)范，是指約定俗成或是明文規(guī)定的規(guī)格標準。公文格式的規(guī)范化就是制定公文的全面系統(tǒng)的規(guī)格標準，使人們的工作行動合乎這些規(guī)格標準。

　　所謂制度，就是大家共同遵守的辦事規(guī)程和行動準則。處理工作的制度化，是對公文處理的全部活動都定出具體的處理規(guī)范，并且保證這些規(guī)范正確順利地實施，使公文處理依法進行。

　　4．公文格式的法定性

　　在不同的歷史時期和不同的社會制度中，公文寫作的要求也不完全相同。在封建社會時期，公文是為少數封建統(tǒng)治階級和官僚資產階級服務的工具，他們通過公文來鞏固自己的統(tǒng)治地位，變相剝削和壓迫廣大人民群眾。公文的這種性質一直到新中國成立以后才得以改變。新中國成立以后，黨和國家領導人經過幾十年的改革，將公文變成了管理國家，服務廣大人民群眾，推動社會進步發(fā)展以及經濟發(fā)展的工具。

　　公文寫作的基本要求及要領

　　一、公文寫作的基本要求

　　1．簡練、明確

　　要想把公文寫得簡練、明確，首先，要對工作情況，存在的問題，采取的措施和步驟等進行清楚地分析和概括；其次，要會煉字和煉句，學會用最簡練的文字進行最準確的說明。當初稿擬定后，一定要進行反復修改，將贅述刪除，這樣才能盡可能地縮短句子，精簡文章。

　　公文寫作的開頭切記不要使用形式化、口號化的套語，要遵循“開門見山”的寫作原則，即以“根據……”“為了……”“目前……”等作為開頭，這樣就能精簡語言，能直截了當地提出問題。在首段點明主題后，才便于下文分清段落或列出條目，這樣全文的層次才會更加清晰、主題鮮明，便于收文機關閱讀。

　　2．準確、實際

　　公文是機關或企業(yè)解決問題的工具，不論是黨和國家各級行政機關還是企事業(yè)單位都要用公文來指導工作和處理問題，而公文的這一性質就決定了公文在撰寫時必須秉承實事求是的原則，一就是一，二就是二，公文的內容不能憑空想象和捏造，更不能夸大或者縮小事實，講假大空的話。公文在進行撰寫時，用詞一定要樸實，貼近生活，貼近群眾，而且還要把握用詞的分寸。在引用或涉及事實、數字、人名、地名的時候，一定要認真仔細核對，避免出現差錯和出入。

　　3．生動、及時

　　（1）生動

　　生動具體包括兩個方面。一方面是指公文能夠生動地指導實際工作。在運用公文進行指導和推動工作時，既要堅決遵循上級精神，又要善于發(fā)現和創(chuàng)造本單位典型經驗，指導工作和創(chuàng)新局面，不能只是一味地照抄、照轉上級指示，千篇一律地轉發(fā)通知。

　　另一方面，是指公文在語言的使用和材料的選用方面也要盡量做到生動活潑，能夠吸引人的目光并且具有說服力。公文的語言力求樸實、精確，不過這并不等于呆板枯燥。特別是寫工作簡報、講話稿、經驗總結等文件，要注意在比較抽象概括的敘述中穿插一些具體的數字、事例和思想反映，選用一些適當的比喻、群眾性的語言等，使敘述的語言適當形象化，有感情、有趣味，生動真實，具有說服力，讓人讀后留下深刻的印象。

　�。�2）及時

　　無論是反映情況還是指導工作的文件，都得及時發(fā)送，否則會影響問題的解決和處理。行文拖沓不僅會耽誤時機還會使人們的工作很被動。

　　4．符合規(guī)定體式

　　公文在進行撰寫的時候要符合統(tǒng)一規(guī)定的體式，切不可隨意而為，以免使公文看起來不倫不類。

　　……